3 opgaver hvor advokathuse kan spare tid på anonymisering

Anonymisering behøver ikke være en tidsrøver

Med hastige skridt gør ny sprogteknologi det meget lettere at anonymisere dokumenter.

Det betyder, at anonymisering ikke længere er en rugbrødsopgave der trækker timer, men bliver en konkurrenceparameter, hvor det handler om at have det hurtigste og mest præcise software.

I denne artikel har vi samlet 3 typiske advokatopgaver, hvor anonymiseringsprocessen kan forbedres.

M&A: Anonymisering i datarum

En af de absolut største tidsrøvere er anonymisering af dokumenter i forbindelse med oprettelse af datarum til M&A-transaktioner. Typisk er det studerende og advokatfuldmægtige, der arbejder i dage eller ugevis med at fjerne følsom information førend der kan ske review. 

Spørgsmålet er om de yngre juristers tid ikke var bedre brugt end til at tegne sorte bjælker i PDF-filer i 14 dage?

Når dokumenterne er samlet, vil automatisk genkendelse af persondata være med til at gøre processen langt hurtigere, da mange af de samme navne og entiteter går ind i dokumenterne.

Fast ejendom: Tilbudspligt efter lejeloven

Ved overdragelse af en udlejningsejendom er ejeren ofte forpligtet til at tilbyde lejerne at købe på samme vilkår og til samme pris, som hvis ejeren har indgået aftale med en køber.

I forbindelse med ejendomsvurderingen får en potentiel køber udleveret alle relevante oplysninger om lejeforholdene, herunder deposita, restancer, forbrugsoplysninger, lejekontrakter etc.

Lejerne skal have samme oplysninger udleveret til brug for deres vurdering, hvilket indebærer grundig gennemgang og anonymisering af de relevante oplysninger.

Det kan være rigtig dyrt, hvis man ikke får overholdt GDPR. Se f.eks. Datatilsynets 2019-441-1480, hvor det kostede en bøde på 150.000 kr. at udlevere 424 USB-nøgler, der bl.a. indeholdte personnumre og helbredsoplysninger.

Knowledge Management: Indsamling af gode dokumenter og viden

Som advokathus indsamler man løbende en enorm mængde dokumenter.

En del af disse er guld værd, hvis man kan gemme og dele dem mellem medarbejdere.

Det kan f.eks. være gode eksempler på kontrakter, processkrifter, breve, notater m.v. Eller måske afgørelser fra sager man har ført for klienter.

Dette forudsætter dog, at man dataminimerer og fjerner personoplysninger efter GDPR. Når den konkrete opgave er løst har man på et tidspunkt ikke behov for at vide, hvem personerne i dokumenterne er – det er læringen, der er vigtig her.

Når dokumenterne er anonymiseret, kan man lige pludselig dele dem frit blandt alle medarbejderne, f.eks. ved at lægge dem i delte mapper eller i et Knowledge Management system som AnteInHouse.

AnteRedact er skræddersyet til opgaven

Antes program er lavet specifikt til at anonymisere. Det indeholder alle de værktøjer der er brug for, for at gøre det både hurtigt og sikkert at redigere og anonymisere PDF:

  • Automatisk genkendelse af persondata, endda på dansk
  • Alias-funktion
  • Find og erstat
  • OCR til scannede dokumenter
  • On-premise løsning uden behov for databehandleraftale

Læs mere om AnteRedact her.

Theis Rasmussen

CEO & Co-Founder

Cand. jur.